Accompagnement de la démarche de transition écologique et énergétique du Forum EnerGaïa

Mise à jour : 14 août 2020

Quel accompagnement des organisateurs du Forum EnerGaïa pour intégrer une démarche de transition écologique et énergétique dans la conception même de cet évènement majeur dans le domaine des énergies renouvelables  ?

Contexte initial :

Le Forum EnerGaïa a été labellisé COP21, COP22, COP23 et COP24 et a obtenu en 2018 le haut patronage du Ministère de la Transition Écologique et Solidaire [LS1] pour la mise en avant de l’expertise des acteurs clés de la filière des énergies renouvelables face aux enjeux majeurs que représentent la transition écologique et énergétique. Un salon qui doit de ce fait être exemplaire en matière de prise en compte de la transition énergétique.

L’AREC Occitanie, mandatée par la Région Occitanie, accompagne depuis 2006 (ARPE en Région ex-Midi-Pyrénées de 2006 à 2015) les organisateurs d’évènements du territoire qui contribuent à la Transition énergétique et écologique.

Dans le cadre de la trajectoire Région à énergie positive, la Région Occitanie a souhaité accompagner d’Occitanie Events gestionnaire du site Parc des Expositions / Arena de Montpellier et organisateur du Salon EnerGaïa pour favoriser l’exemplarité dans une démarche d’amélioration continue du salon sur son volet éco-responsable.

En 2018, un diagnostic des actions déjà menées par les organisateurs sur le forum en matière de Transition énergétique et écologique et un premier accompagnement par l’AREC avaient permis d’atteindre plusieurs objectifs de premier niveau. Ils concernaient notamment la mobilisation de plusieurs membres de l’équipe d’organisation et la mise en place d’un programme d’actions

 

Solution proposée par l'AREC : 

L’AREC Occitanie, au regard du premier diagnostic, a poursuivi l’accompagnement d’Occitanie Events en 2019 en prenant en compte que la démarche pilote du Salon EnerGaïa a vocation à être étendue à l’ensemble des évènements d’Occitanie Events en vue d’atteindre la certification ISO 20121. Plus précisément :

-> Accompagner la co-construction des pistes d’amélioration avec les parties prenantes, notamment la Région Occitanie et Occitanie Events,  et de croiser les objectifs, attentes et éventuelles contraintes dont la prise en compte permettra d’optimiser la portée des actions dans l’intérêt de chacun.

 

-> Proposer une méthodologie favorable à la mise en place d’actions sur mesure, dans la perspective d’une démarche continue et progressive d’une édition à l’autre du salon EnerGaïa :

  • diagnostic de l’édition précédente
  • programme d’actions
  • suivi opérationnel dans la mise en œuvre des actions
  • bilan et préconisations
  • échanges avec l’équipe organisatrice.

 

-> Veiller à la cohérence des actions menées avec :

  • le thème du salon
  • la trajectoire Région à énergie positive
  • la norme française ISO 20121 (système de management responsable des évènements)
  • le projet de modernisation du Parc des expositions de Montpellier qui deviendra le 1er Parc à énergie positive en Europe, autosuffisant énergétiquement grâce aux installations photovoltaïques en toitures de bâtiments et en ombrières de parking

 

Exemples d’actions mises en place par les organisateurs avec l’appui technique de l’AREC :

Limiter et optimiser les transports et déplacements :

  • Mise en place d'un fichet congrès avec la SNCF et de navettes en bus gratuites
  • Proposition d’une solution de covoiturage
  • Installation d’une aire de stationnement pour les deux roues
  • Information concernant les accès possibles sur les différents supports d'information en papier et digital.

 

Prendre en compte les caractéristiques du site (bâtiments et extérieurs) :

  • Priorisation de la lumière naturelle pour l’éclairage
  • Choix d’un éclairage scénique LED pour le centre de conférences
  • Utilisation d’espaces de plain-pied accessibles pour tous avec des sanitaires PMR
  • Mise en place de système de double chasse dans les sanitaires sur un des halls occupés.

 

Mobiliser les différents acteurs et parties prenantes :

  • Sensibilisation à la démarche mise en place lors de réunions internes et identification d’un référent qui sera en charge du suivi de la démarche de Transition écologique et énergétique
  • Réunion avec différents prestataires pour les associer à la mise en place des actions
  • Information des exposants et visiteurs via différents outils (site web, guide officiel…)
  • Opération de récupération des bouchons en plastique pour l’association « bouchons d’amour » en faveur des personnes porteuses de handicap.

 

Identifier des prestataires spécifiques :

  • Choix des prestataires dans un périmètre d'environ 30 km (équipes techniques, décors végétal…) et inférieur à 200 km pour la restauration
  • Choix de prestataires engagés : traiteur certifié ISO 20121, imprimeur labellisé Imprim’vert
  • Valorisation d’acteurs engagés dans la démarche via une galerie de portraits pendant l’évènement.

 

Choisir des équipements adaptés :

  • Mise en place d’un dispositif de collecte sélective pour la gestion des déchets (tri en 3 flux avec codes couleurs distincts et consignes de tri)
  • Installation de cendriers spécifiques avec affichettes de sensibilisation.

 

Aménager les lieux :

  • Réalisation d’un décor végétal avec des plantes méditerranéennes non alimentaires pouvant être replantées
  • Utilisation de moquette recyclable en 100% polypropylène
  • Stands gérés par Occitanie Events : location de mobilier réutilisable, éclairage LED, utilisation de bois FSC / PEFC, utilisation partielle de mobilier en carton…

 

Restauration réfléchie :

  • Offre à partir de produits de saison, de produits issus de l'agriculture biologique et de produits locaux (à 200 km maximum) pour le restaurant et le snack
  • Sélection de produits ne provenant pas d'espèces menacées
  • Suppression des bouteilles en plastique en dehors des ventes à emporter.

 

Communication responsable :

  • Impressions sur du papier écolabelisé (FSC -> gestion responsable des forêts, PEFC, PCF -> sans chlore) et possédant le label EU ECOLABEL ou sur du papier recyclé
  • Diffusion des programmes de conférences sur écran.

 

Sensibilisation du public et de la presse :

  • Evocation dans la plaquette de présentation du forum de la mise en place d'actions pour tendre vers un évènement écoresponsable dans les engagements pour 2019
  • Page dédiée à la démarche engagée sur l’évènement
  • Diffusion de l’information sur la démarche via : le Guide officiel, le dossier presse et la mise en place de kakémonos sur site.

 

Récupération et stockage des infrastructures réutilisables :

  • Récupération et stockage des stands et équipements gérés par Occitanie Events
  • Récupération et stockage des tours de cous et portes badges pour les réutiliser sur l’édition suivante.

 

Nettoyage du site et valorisation des déchets :

  • Collecte des déchets générés par l'évènement en phases de montage, exploitation et démontage
  • Valorisation des mégots collectés
  • Récupération partielle de la moquette pour réutilisation.

 

Evaluer les retombées des actions engagées :

  • Relevé des résultats obtenus (quantitatifs et qualitatifs)
  • Mise en place d’indicateurs afin d'évaluer les actions réalisées et l’évolution de la démarche d'une édition à l'autre.

Bilan & chiffres clefs :

  • Cohérence des actions menées avec : le thème du salon, la trajectoire  Région à énergie positive et la norme française ISO 20121
  • Souhait de la SPL Occitanie Events de développer sa démarche avec des objectifs plus ambitieux s’inscrivant dans le projet de certification ISO 20121 à horizon 2020, au regard des résultats obtenus en 2018 et 2019
  • Le Forum EnerGaïa  est un évènement pilote sur lequel sont testées des solutions en faveur de la Transition énergétique et écologique.

Equipe projet : 

Valérie HEMAT, Chef de projets territoriaux - évènements & appropriation de la transition écologique et énergétique

Florence CHEMILLE, responsable Energie et Société - Communication

 

Références de projets ou réalisations similaires :

Guide méthodologique Organisation d’évènements et développement durable de l’AREC

 

Quelques images :

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